AIで議事録・打ち合わせメモを作るガイド｜文字起こしから要約・共有まで【2026年版】
中小企業が生成AIを使って、会議や打ち合わせの文字起こしから議事録・要約・タスク一覧を作る方法を実務目線でまとめました。決定事項の確認は人が行う線引きと、録音・共有時の情報の取り扱い注意もあわせて整理します。
会議のたびに議事録を作る作業は、担当者の負担が大きく、後回しにされがちです。手書きメモを整えたり、決定事項を抜き出したりする作業には意外と時間がかかります。
生成AIは、録音の文字起こしやメモから、議事録・要約・タスク一覧を素早く下書きする道具です。本記事では、中小企業がAIで議事録づくりを効率化する手順と、正しく扱うための注意を整理します。
議事録づくりでAIが効きやすいところ
- 要約: 長い文字起こしを要点に圧縮する
- 決定事項・タスクの抽出: 「決まったこと」「誰が何をいつまでに」を一覧化する
- 体裁の整え: 箇条書きメモを読みやすい議事録の形に整える
使い方1：文字起こしから要約を作る
会議を録音し、文字起こしをAIに渡して要約させると、議事録の下書きが短時間ででき上がります。「目的・議論・決定・次回」といった項目を指定すると、整った形で出力されます。ただし、要約は取りこぼしや誤りが混ざるため、決定事項は元の記録に照らして人が確認します。指示の書き方は業務で使えるプロンプトの基本が参考になります。
使い方2：決定事項とタスクを抜き出す
「今日決まったこと」「誰が・何を・いつまでに」をAIに抽出させると、抜け漏れを減らせます。出てきたタスク一覧は、担当者と期限が正しいかを人が確認してから共有します。日々の報告づくりはAIで日報・報告書を効率化するガイドもあわせてご覧ください。
使い方3：読みやすい形に整えて共有
箇条書きのメモを渡して、社内で共有しやすい議事録の体裁に整えさせると、清書の手間が減ります。共有相手に合わせて「簡潔版」「詳細版」を作り分けることもできます。共有前に、伝えるべき内容が過不足なく入っているかを確認します。
| 工程 | AIに任せること | 人が担うこと |
|---|---|---|
| 要約 | 文字起こしの圧縮 | 決定事項の確認 |
| タスク抽出 | 担当・期限の一覧化 | 内容の裏取り |
| 清書・共有 | 体裁の整え | 過不足の最終確認 |
録音・共有時の注意
会議には、人事・取引・個人情報など機微な内容が含まれることがあります。録音や文字起こしを外部のAIサービスに入力する際は、参加者の同意と社内ルールを確認し、機微な情報は伏せてください。情報の取り扱いリスクは生成AIのセキュリティ・情報漏えいリスクの基礎にまとめています。AIの要約は入口であり、最終的な決定事項の確定は必ず人が行います。
まず何から始めるか
まずは社内の定例会など、影響の小さい会議から試し、人の確認とセットで運用を固めるのが安全です。関連する話題は業務効率化の関連ガイドからも探せます。
AITECHは、議事録づくりのような繰り返し業務を、AIで無理なく効率化する窓口です。まずは今いちばん時間を取られている作業からご相談ください。